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菏泽学院招标采购项目履约验收管理办法
2018-10-10 17:39  

第一章 总则

第一条 为进一步规范和加强学校招标采购项目履约验收工作,保障招标采购项目实施质量,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》等法律法规以及《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》(财库〔2016205 号)、《山东省政府采购管理办法》等文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 校内各部门、单位通过政府招标采购及学校自行招标采购货物、工程和服务项目的履约验收管理工作,适用本办法。    

适用《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例的政府采购建设工程类项目的履约验收管理,按国家法律法规及相关规定执行。

第三条 本办法所称履约验收,是指学校对招标采购中标或成交供应商履行招标采购合同,提供货物、工程和服务的情况进行现场检验和评估,以确认其是否符合招标采购合同约定标准和要求的活动。

第四条 校内招标采购项目无论金额大小,都要进行履约验收。

第二章 采购项目的履约和验收

第五条 招标采购合同是采购项目履约和验收的依据,适用合同法。合同履行、违约责任和争议处理根据合同法的有关规定执行。

第六条 招标采购合同履行过程中,需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与中标或者成交供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额总量不得超过原合同采购金额的百分之十。

第七条 招标采购合同双方均应按照采购合同的约定,全面履行合同,任何一方不得擅自变更、中止或者终止合同。当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的,应承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。具体违约责任应由双方按照有关法规协商约定并在合同中明确。

第八条 业务主管单位(部门)为项目履约验收主管单位,根据采购项目具体情况,可自行组织验收或者委托具有资质的第三方代理机构组织验收。

(一)实验实训中心负责实验教学仪器设备、家具、低值耐用品、低值易耗品等采购项目(以下简称采购项目)的履约验收;        

(二)教务处负责除实验教学外的教学专用采购项目的履约验收;        

(三)科研处负责科研采购项目的履约验收;        

(四)图书馆负责图书、各种资料及图书馆用相关设备采购项目的履约验收;        

(五)后勤管理处负责工程维修维护、学校后勤社会服务采购项目的履约验收;        

(六)基建处负责基础设施建设采购项目的履约验收;        

(七)安保处负责消(安)防采购项目的履约验收;        

(八)网络信息中心负责网络建设采购项目的履约验收;        

(九)学生工作处负责学生宿舍基本用具、学生宿舍保洁及服务等采购项目的履约验收。

(十)资产管理处负责包干经费及行政办公设备采购项目的履约验收;        

第九条 采购项目的履约验收根据项目规模,分别由需求单位、业务主管部门和资产管理处代表学校按规定程序进行履约验收。

(一)采购项目(单个合同)100 万元以下(合同中单价10 万元以上大型仪器设备交上级部门验收)、批量集中采购项目,由项目需求单位组织履约验收;

(二)采购项目(单个合同)100 万元-300 万元、采购项目中单价 10 万元-40 万元大型仪器设备,由业务主管单位组织履约验收;

(三)采购项目(单个合同)300 万元以上和单价 40 万元以上大型仪器设备,由资产管理处邀请专家或第三方专业机构等,组成验收小组,进行履约验收。

第十条 采购项目的履约验收根据项目性质分为商务验收和功能验收两种。

(一)商务验收指检查产品的物理状态是否符合约定的要求。一般检查货物的品名、型号、规格、生产厂家、数量等是否相符、齐全,工程项目的施工条目是否实施等。

(二)功能验收指检查产品功能或服务效果是否满足约定要求。

第十一条 中标、成交金额 500 万元以上或者复杂、特殊的招标采购项目,应当邀请国家认可的质量、技术检测机构参与验收工作,但不属于质量、技术检测机构检测范围的除外。国家有强制性检验标准和要求的项目,按国家有关规定执行。

第十二条 采购项目验收的程序和要求。

(一)成立验收小组

1.自行组织验收的项目,按第九条规定组织成立验收小组;需委托第三方代理机构组织验收的,由组织验收单位负责与其签订委托书,由受托代理机构邀请专家与学校代表共同组成验收小组。验收小组原则上应由三人以上单数组成,并明确验收小组的负责人,负责整个采购项目的验收工作。

2.验收小组成员应由熟悉掌握该采购项目采购需求和技术要求的人员(专家)、使用单位人员或受托采购代理机构人员等组成,项目负责人是验收小组工作的直接责任人。大型或复杂的招标采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构人员参加验收工作。

3.前期参与招标采购项目论证、评审的采购人代表不得作为验收小组的负责人。前期参与招标采购项目论证、评审的专家不能参与项目验收工作。金额较大(100 万元以上)或复杂的采购项目应由学校纪委(监察处)、审计处委派工作人员对履约验收工作实施监督。

4.可邀请参加该招标采购项目的其他投标人参与验收,相关验收意见作为验收的参考资料。

(二)制定验收方案

1.验收小组成员在实施验收前须掌握采购项目采购需求、验收清单和标准,采购文件对项目的技术规定要求和中标或成交供应商的响应承诺等情况以及合同明确约定的要求,并完成验收所需要的其他准备工作。

2.验收小组根据招标采购项目的具体情况,制定详细的验收工作方案,明确验收的时间、方式、程序等内容。根据采购项目的性质和特点,验收方式可采用项目阶段性验收和项目竣工验收等方式,阶段性验收结果作为竣工验收的依据之一。

技术复杂、金额较大的货物类项目,可以根据需要设置出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验等多重验收环节;服务类项目,可根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收;工程类项目应当按照行业管理部门规定的标准、方法和内容进行验收。

(三)组织实施验收

1.验收小组按照事先制定的验收工作方案,在中标、成交供应商实施采购项目过程中(阶段性验收)或者合同履约完成后(竣工验收),对中标、成交供应商提供的货物、工程或服务及时实施验收。

2.验收小组依据招标采购合同以及招标文件规定的技术、服务、安全标准、封存样品等,组织对中标或者成交供应商的履约情况进行核对、验收,并做好验收记录。验收记录要准确、详细记载采购项目重要事项的履约情况。

3.采购项目的验收必须严格依照招标采购合同与补充合同的约定进行,不得增加招标采购合同与补充合同内容规定以外的其他的验收内容或标准。

4.在中标、成交供应商履行完合同义务(收到供应商完工通知)之日起七个工作日内或采购合同约定的期限内应组织验收,并提出验收意见。大型、复杂或者技术性特别强的招标采购项目,按上级有关规定执行。

(四)出具验收报告

1.验收小组完成验收后,综合每位成员意见,以书面形式出具验收报告。分阶段验收的,应出具分段验收报告。验收报告的内容应包括:实施验收过程基本情况陈述,供应商每一项技术、服务、安全标准等履约情况,与招标采购合同约定的权利义务比较情况,项目总体评价和验收结论性意见。验收报告由供需双方共同签署。

2.验收小组成员在验收报告上签字确认,对验收报告内容负责。有不同意见的,应据实记载并说明理由。签字且未注明不同意见或者不说明理由的,视为无不同意见。拒不签字且未另行书面说明其不同意见和理由的,视为同意验收结果。验收小组成员的个人验收记录和个人验收意见作为验收报告附件。

3.验收结果与采购文件、封存样品、采购合同有出入的,应由验收小组在验收报告上载明偏差,具体内容并提出处理意见,业务主管单位在验收报告上签署意见并加盖公章。有质量检测机构参加验收的,质量检测机构应当在验收报告上签署意见并加盖单位公章。

4.在验收过程中发现有下列不符合合同约定情形的,验收人员应在验收报告中注明违约情形,不予验收合格,并及时向采购中心报告。

1)供应商未按合同约定的时间、地点或方式履约,提供的货物型号或配置不符合合同约定,缺少应有的配件、附件、材料,货物或工程的数量、质量、性能、功能达不到合同约定的(合同未约定的,按国家、行业有关标准或技术文件规定执行);

2)供应商在安装、调试等方面违反合同约定或服务规范要求的;

3)其他违反合同约定的情形。

5.验收报告一式五份(属进口货物的一式六份),采购中心、财务处、业务主管部门、项目需求单位、中标或者成交供应商、受托采购代理机构各一份。

(五)验收结果公告

招标采购项目履约验收结果在验收结束之日起 2 个工作日内在学校招标采购相关网站予以公告。达到政府采购公开招标数额标准以上的采购项目,公告期不少于 5 个工作日。政府招标采购项目验收合格后,需及时登录《政府采购管理系统》填写验收报告。

(六)验收资料归档

采购项目完成验收后,须将验收原始记录、验收报告等资料作为该采购项目档案妥善保管,不得伪造、变造、隐匿或者销毁,验收资料保存期为采购项目结束之日起至少 15 年。第十三条 在验收过程中,供需双方如果发生争议,且协商无效,合同有约定的,按照采购合同约定的方式解决;合同未作约定的,按照《合同法》规定处理。

第十四条 验收结果与采购合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。验收不合格的项目不得进行采购资金结算。

第十五条 招标采购合同、验收报告等是申请支付全部合同价款的必备资料。采购项目验收合格后,采购中心(或项目执行责任单位)凭《菏泽学院招标采购项目验收报告》(见附件)、《招标采购合同》等及时向学校财务处申请办理采购资金结算。

第三章 履约验收的职责

第十六条 资产管理处、业务主管部门及项目需求单位根据项目规模分别代表学校履行采购人履约验收职责。其主要职责是:

(一)建立科学、合理和有效的招标采购项目履约验收工作机制,制定学校内部管理制度,遵循验收工作程序和要求。

(二)负责组织招标采购项目的履约验收活动,协调解决验收过程中出现的有关问题。

(三)负责组建验收小组,制定验收方案,确定验收时间、方式和程序,组织实施项目验收,审核、签署验收报告。

(四)负责监督验收小组在验收过程中按照有关规定程序履行验收职责。发现中标或成交供应商与相关人员有违法违规行为的,应及时制止并向有关部门反映。

(五)无正当理由不得作出拖延或拒绝接受验收等违反合同约定的行为。

(六)对已经组织验收的采购项目进行回访、跟踪和监控。

(七)法律、法规和规章规定的其他职责。

第十七条 验收小组职责是:

(一)验收小组成员应具备与采购项目相关的专业知识和实践经验。

(二)严格按照招标采购合同以及招标文件、投标文件、各项承诺、技术方案、配置型号等内容进行验收,不得私自改变验收标准、降低验收等级。对验收过程中需要共同认定的事项存在争议的,要按照少数服从多数的原则做出结论。验收小组成员有自由发表意见的权利,对验收有异议的,应当在验收报告上签署不同意见,并说明理由,否则视为同意验收报告。

(三)认真做好验收记录,在验收记录表中应详细列明有关情况。包括:中标或者成交供应商是否按合同约定的时间、地点和方式履约;提供的货物品牌、型号和配置是否符合合同约定,是否缺少应有的配件、附件、材料,货物或工程数量、质量、性能、功能是否达到合同约定;中标或者成交供应商在安装、调试等方面是否违反合同约定或服务规范要求;提供的质量保证证明材料是否齐全等。

(四)验收小组成员应坚持原则、客观公正地独立提出验收意见并对自己所签署的验收意见负责。

(五)验收结束后,填写验收报告,出具验收结论性意见,明确验收是否合格等,验收小组成员应当签字确认。

(六)验收小组成员与中标或者成交供应商有利害关系的,应主动提出回避。

第十八条 其他相关部门职责:

(一)采购中心、业务主管部门、项目需求单位要积极配合采购履约验收工作。

1.采购中心应在采购项目合同签署后及时将招标采购合同副本、招标文件副本、封存样品、供应商承诺或质量保证材料等有关资料交付业务主管部门,并办理相关交接手续。

2.需外聘专家验收的,采购中心协助其在招标采购评审专家库中选取验收专家。

3.项目需求单位要掌握项目执行进度,及时向业务主管部门及采购中心反馈有关情况。在项目执行完成时对项目履约情况进行初步验收,向业务主管部门及资产管理处提出竣工验收申请。

(二)学校审计处按职责履行招标采购项目履约验收活动的监督管理职责,在履约验收监督检查过程中,发现有违法违规违纪行为的,及时移交有关部门。纪委(监察处)在履约验收监督检查过程中,发现有违法违规违纪行为的,依据有关法律法规及时做出处理;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第十九条 学校招标采购的验收工作接受和支持社会监督主体主动进行社会监督,不得拒绝社会监督申请。社会监督人申请参加履约验收的,应向申购单位提出申请,申请的内容应包括申请监督的项目名称、编号和具体到场监督的人员姓名、联系人、联系方式等。申购单位应将验收时间、地点等信息在合理时间内预先告知社会监督申请人。

第二十条 在监督验收过程中,社会监督人可记录相关数据信息,向监督部门举报相关违法、违规、违约等行为,但不得干扰、阻扰验收工作的正常开展。

第四章 附 则

第二十一条 招标采购项目履约验收工作所需费用,由学校预算安排专项工作经费。

(一)采购项目履约验收费用在采购合同中有约定的按照合同执行;合同无约定的,因采购项目验收发生的委托代理机构验收服务费、质量检测机构检验费、邀请技术专家及相关人员劳务费等费用由履约验收工作专项经费列支,费用标准参照国家或山东省有关规定执行。

(二)采购项目履约验收工作人员劳务酬金的发放,按照学校有关规定执行。

第二十二条 本办法由资产管理处负责解释。

第二十三条 本办法自颁布之日起实施。

菏泽学院院长办公室 2018 9 27 日印发

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